Pierwsze miesiące nowego roku pozwalają nam zebrać i podsumować kluczowe informacje odnośnie do minionego, 2024 roku i zarazem nakreślić prognozy na 2025 rok. W ostatnich tygodniach opublikowano wiele wartościowych raportów, które mogą pomóc nam spojrzeć na rynek pracy. Czego możemy dowiedzieć się z tych analiz?
Blisko 60% organizacji w Polsce ma problem z pozyskaniem pracowników z odpowiednimi kwalifikacjami[1]. Dlatego w tym artykule przybliżymy 5 taktyk pomocnych w planowaniu działań wspierających skuteczne zarządzanie zasobami ludzkimi w organizacji.
Kim jest „najlepszy pracownik”?
Na wstępie powinniśmy urealnić określenie „najlepszy pracownik”. Dziś rynek nie zawsze pozwala na znalezienie idealnych profili. Należy szukać profili kandydatów z najlepszym potencjałem adaptacyjnym do roli.
Po drugie, najlepszy to niekoniecznie taki, na którego firmę stać – ważne aby urealnić widełki wynagrodzenia adekwatnie do profilu.
I po trzecie – istotne jest określenie mierników efektywności kandydata w organizacji – co nie jest oczywiste – mówiąc „najlepszy” znaczy najbardziej dopasowany do:
- możliwości firmy i jej wartości,
- profilu kompetencji,
- celów na stanowisku,
- poziomu rozwoju organizacji,
- managera, zespołu,
- oraz oczekiwań samego pracownika.
Czy firma jest na pewno gotowa zapewnić pracownikowi rozwój, wsparcie i atrakcyjne cele, motywację oraz system wynagrodzenia? Jakie są zatem możliwe rozwiązania w tak dynamicznie zmieniającej się sytuacji na rynku pracy, przy wielu wyzwaniach i ograniczeniach, które czekają polskie firmy?
Krok 1. Określ potencjał kompetencyjny swojej organizacji
To nic innego jak odpowiedź na pytanie: czym aktualnie dysponuję? W tym zawiera się również odpowiedź na pytanie: kogo mam już na pokładzie?
Drugi element to: dokąd zmierzam jako organizacja? Jakie mam cele biznesowe?
W kolejnym kroku możliwa będzie odpowiedź na pytanie: w jakim obszarze brakuje mi kompetentnych pracowników?
W odpowiedzi na te i podobne pytania pomoże nam dobrze przygotowana matryca kompetencji (macierz).
Matryca kompetencji – co to jest?
Narzędzie o ugruntowanej skuteczności, które dobrze znają organizacje wdrażające systemy zarządzania jakością.
Czy jednak narzędzie wykorzystywane w firmach produkcyjnych sprawdzi się w innych organizacjach?
Tak. Matryca kompetencji to narzędzie stosowane w zarządzaniu zasobami ludzkimi, które posłuży nam do mapowania i analizy umiejętności pracowników na różnych szczeblach. Umożliwia identyfikację kluczowych kompetencji wymaganych na stanowiskach oraz ocenę poziomu tych umiejętności u poszczególnych pracowników.
Najważniejszym zadaniem przy opracowywaniu matrycy jest scharakteryzowanie kluczowych kompetencji, których nasza organizacja potrzebuje, stworzenie ich listy i sklasyfikowanie.
W kolejnym kroku należy opracować skalę ocen. Gdy nałożymy na to wymagania stanowiskowe i ocenę przełożonych uzyskamy siatkę połączonych elementów, które odzwierciedlą sytuację w naszej firmie, w tym luki, które możemy wypełnić. Dzięki temu menedżerowie będą mogli lepiej planować rekrutację, szkolenia, rozwój kariery i sukcesję w firmie. Macierz wspiera również efektywne przydzielanie zadań i projektów, co zwiększa produktywność zespołów.
Ma również jeszcze jedną zaletę. Jest to narzędzie, które pozwala wizualizować potencjał pracowników i zespołów, co jest kluczowe dla zarządzania talentami. Być może w zespole jest ktoś, kto dysponuje odpowiednimi kompetencjami, a Ty tego nie wiesz?
Krok 2. Zarządzanie wiedzą i rozwojem pracowników w organizacji
Po skonstruowaniu matrycy kompetencji może okazać się, że umiejętności Twoich pracowników wymagają doskonalenia. Najlepszych pracowników możesz mieć dzięki temu, że znajdziesz ich wewnątrz i rozwiniesz ich, zamiast poszukiwać miesiącami na zewnętrznym rynku pracy.
Czy warto inwestować w ich wiedzę?
Ponownie: Tak. Masz dwa rozwiązania:
- Upskilling to proces doskonalenia istniejących umiejętności pracowników, aby dostosować je do aktualnych wyzwań Twojej organizacji;
- Reskilling, który polega na przekwalifikowaniu pracowników.
Możemy spojrzeć na te zagadnienia szerzej i wpisać je w proces zarządzania wiedzą. Ważnym aspektem tego procesu jest także wyłanianie i rozwijanie trenerów wewnętrznych w organizacji, aby możliwy był najlepszy i kompleksowy transfer tej wiedzy.
Zarządzaj wiedzą swojej organizacji
Peter Drucker, jeden z najważniejszych twórców myśli zarządzania już w latach 60. XX wieku wprowadził dwa pojęcia: knowledge work (praca z wiedzą) i knowledge worker (pracownik wiedzy), a sam proces zarządzania wiedzą postrzegał jako kluczowy zasób organizacji. To nie tylko uzupełnianie wiedzy, ale też systemowe jej przechowywanie.
Kto z nas nie widział nigdy specjalisty, którego wiedza była nieoceniona, ale którą posiadał tylko on? Pojęcie wiedzy ukrytej na dobre zagościło w podręcznikach do zarządzania. Praktyka pokazuje, że jej zasób bywa nieporównywalnie większy od wiedzy jawnej, czyli tej dostępnej dla wszystkich w organizacji. Jeśli już zainwestujemy pieniądze w podnoszenie kwalifikacji pracowników, to dołóżmy również starań by ta wiedza i umiejętności pozostały w organizacji, nie tylko w formie baz danych, manuala czy instrukcji, ale też naszych wykwalifikowanych pracowników, którzy nie będą szukali innego zatrudnienia.
Czy posiadasz fundusz szkoleniowy dedykowany na każdego pracownika w organizacji? Jakie nakłady finansowe jesteś gotów ponosić, by Twoi pracownicy chcieli pozostać w Twojej organizacji? To niejednokrotnie pytania bez odpowiedzi. Zawsze znajdziemy bardziej palące wydatki, a temat szkoleń i rozwoju odkładamy na później. Mam dla Ciebie informację: to później właśnie jest teraz.
Z raportu ADP Research – światowego lidera w dziedzinie badań rynku pracy i efektywności pracowników, wynika, że Polska znalazła się na 7. miejscu od końca na 34 kraje, które objęto badaniem. Wynika z niego, że zaledwie 10% pracowników w Polsce zgadza się ze stwierdzeniem, że ich pracodawcy inwestują w umiejętności potrzebne do awansu zawodowego; tylko 24% pracowników w Polsce jest pewnych, że posiadają umiejętności potrzebne do awansu na wyższe stanowisko.
Pamiętaj: szkolenie pracownika może stanowić koszt uzyskania przychodu. Inwestycja taka może mieć zatem wielowymiarowe korzyści. Wspomniany raport przynosi też pocieszające prognozy: W Polsce, podobnie jak na całym świecie, rośnie znaczenie szkoleń i edukacji w miejscu pracy, aby nadążać za szybkim postępem technologicznym.
Krok 3. Rekrutuj mądrze i wielokanałowo
Czyli jak? Mamy do wyboru rekrutację wewnętrzną i zewnętrzną. Wybór jednej z nich często uwarunkowany jest sytuacją na rynku. Wiele branż boryka się z problemem pozyskania kandydatów z odpowiednimi kwalifikacjami. Wówczas najlepszym rozwiązaniem staje się sięgnięcie do matrycy kompetencji i zweryfikowanie, czy w Twoim zespole już są kandydaci na to stanowisko.
Jak skutecznie awansować?
Niestety ta droga niesie też ze sobą znaczne ryzyko. Zasada Laurence’a J. Petera sformułowana pod koniec lat 60. XX wieku mówi, że pracownicy awansują tak długo, aż osiągną pułap, na którym przestają być kompetentni. Innymi słowy: nasz pracownik wykazał się odpowiednimi kwalifikacjami i awansował, ale kolejny awans, może być ponad jego siły, mimo jego szczerych chęci czy ambicji.
Ten częsty błąd widać, gdy jeden z członków zespołu staje się liderem lub managerem. Jego kwalifikacje wydają się być odpowiednie, w tym wiedza i umiejętności. Nie zwracamy jednak uwagi, czy dana osoba posiada odpowiednie kompetencje miękkie, by przewodzić zespołowi i zarządzać strukturą. W efekcie prowadzi to do wielu nieporozumień, a nawet konfliktów.
To częsta sytuacja w firmach o profilu technicznym, gdzie organizacja stawia na to, aby awansowany manager był jednocześnie ekspertem w danej dziedzinie i skutecznie zarządzał zespołem. Niebywałą zaletą rekrutacji wewnętrznej są również jej niższe koszty – proces rekrutacji zewnętrznej bywa czasochłonny, angażujący kilka osób, droższy z uwagi na nakłady finansowe, onboarding i okres próbny kandydata.
Rekrutacja zewnętrzna jest alternatywą – w 85% jest koniecznością, a nawet jedynym rozwiązaniem. Próbujemy wówczas sił z wieloma sposobami, poszukując dopasowanego kandydata. Czasami proces wydłuża się w nieskończoność, a kolejne niepowodzenia podcinają skrzydła wypalonym, pracującym za kilku pracowników managerom, działowi HR.
Rozwiązaniem może być skorzystanie z usług firm pośredniczących, ekspertów w obszarze rekrutacji. Rynek pracy w Polsce potrzebuje być może jeszcze trochę czasu, by zrozumieć, że taka współpraca może być komplementarna, a nawet bardziej opłacalna. Dział HR koordynuje dostawców usług HR, profesjonalnych, consultingowych rozwiązań.
Krok 4. Kluczowy onboarding
Jeżeli analiza matrycy kompetencji pokazała nam brak kluczowych kompetencji wśród pracowników, potrzebujemy zatrudnić kogoś z zewnątrz organizacji. Niezwykle ważnym, integralnym elementem procesu zatrudnienia najlepszych jest adaptacja nowej osoby w organizacji. Okazuje się, że nowy pracownik ujawni swój pełny potencjał, gdy dostanie strategiczne, przemyślane i zaplanowane wsparcie w pierwszym okresie zatrudnienia.
Krok 5. Dbaj o Employer Branding (EB)
Możemy uznać, że Employer Branding, rozumiany jako budowanie marki pracodawcy, będzie stanowił, między innymi, wypadkową powyższych 4 kroków. Mówmy o tym:
- kogo szukamy,
- dlaczego szukamy,
- jak chcemy go rozwijać w organizacji,
- co możemy zaoferować odnośnie kultury pracy,
- na jakie wsparcie może liczyć w okresie wdrożenia.
EB to proces, w którym firma komunikuje swój wizerunek jako pracodawcy, który charakteryzuje się zestawem cech. Celem tych działań jest przyciągnięcie i zatrzymanie dopasowanych pracowników poprzez pokazanie, że firma oferuje korzystne warunki pracy, możliwości rozwoju zawodowego oraz przyjazną atmosferę.
Employer Branding można bowiem podzielić na wewnętrzny, skierowany do obecnych pracowników, oraz zewnętrzny, mający na celu przyciągnięcie nowych talentów. Wewnętrzny EB obejmuje działania takie jak szkolenia, benefity i programy rozwojowe, natomiast zewnętrzny koncentruje się na promocji firmy na rynku pracy. Proces rekrutacji jest ważnym elementem marketingu. To jak będzie wyglądał proces rekrutacji, profesjonalnie lub nie, wpłynie na postrzeganie Twojej firmy przez kandydata.
Pamiętaj, pierwsze wrażenie robimy tylko raz.
Zaplanuj szkolenia dla swoich pracowników już dziś! Zobacz!
Autor: Olga Szyszka – trener TQMsoft
[1] Dane pochodzą ze strony Polskiego Forum HR, zrzeszającego w Polsce agencje zatrudnienia i pracy tymczasowej.
