Życie w trasie jest nieprzewidywalne. Dla tysięcy zawodowych kierowców, którzy codzienne jeżdżą po europejskich drogach, dostęp do odpowiednich narzędzi i wsparcie ma kluczowe znaczenie. Nieplanowane opłaty drogowe czy awarie samochodu to tylko przykłady wyzwań utrudniających zarządzanie kosztami związanymi z wyjazdem w trasę, często wiążąc się z koniecznością pokrywania wydatków z własnych środków, czasochłonnym rozliczaniem czy biurokratycznymi utrudnieniami.

W odpowiedzi na te wyzwania, Girteka, największy europejski przewoźnik drogowy, wdrożyła nowy, cyfrowy system płatności – Payhawk, który zmienia sposób w jaki kierowcy mogą zarządzać wydatkami służbowymi. Rozwiązanie opiera się na kartach – wirtualnych i fizycznych – specjalnie aktywowanych na czas trwania konkretnego przejazdu. Ich wykorzystanie umożliwia kierowcom wygodne opłacenie wszystkich wcześniej zatwierdzonych kosztów, takich jak parkingi, noclegi, niektóre opłaty drogowe, myjnie, drobne naprawy pojazdu, a także nieprzewidzianych wydatków.

W trasie – prościej i bezpieczniej

Dla kierowców zmiana oznacza mniej formalności i większy komfort. Każda transakcja rejestrowana jest za pośrednictwem aplikacji mobilnej, w której paragony są natychmiast przesyłane i sprawdzane przez menadżerów w czasie rzeczywistym. W przypadku większych lub nieprzewidzianych wydatków, kierowcy mogą bezpośrednio w aplikacji złożyć wniosek o zwiększenie limitu, a decyzja często zatwierdzana jest w ciągu kilku minut.

„Na początku trzeba się było przyzwyczaić, jak do każdej nowości” – mówi Roman, zawodowy kierowca samochodu ciężarowego. „Ale teraz jest to bardzo wygodne. Mogę łatwo oddzielić wydatki służbowe od prywatnych, a gdy wydarzy się coś nieoczekiwanego, sprawa rozwiązywana jest znacznie szybciej. Czuję większe wsparcie ze strony firmy”.

Tak uporządkowany proces zwiększa bezpieczeństwo, gwarantując, że wszystkie wydatki są uprzednio zatwierdzone lub monitorowane, i przeciwdziała nadużyciom. Dla każdego przejazdu ustalane są indywidualne limity, a zatwierdzenia odnoszą się bezpośrednio do wnioskowanej kwoty, co wzmacnia odpowiedzialność bez opóźnienia operacji.

Nie tylko za kierownicą

Korzyści z wdrożenia nie ograniczają się tylko do pracy kierowców. Nowy system zmniejsza obciążenia administracyjne działów operacji, HR oraz księgowości Girteki, eliminując konieczność ręcznego rozliczania kosztów i papierowego obiegu dokumentów. Dzięki widoczności kosztów online w czasie rzeczywistym, zarządzanie finansami jest bardziej precyzyjne, a czas reakcji znacznie szybszy. Jednak przede wszystkim jest to korzystne dla kierowców, którzy nie muszą się już martwić się o nieprzewidziane płatności.

Wdrożony system umożliwia także lepsze planowanie i podejmowanie decyzji w oparciu o dane. Informacje dotyczące kosztów podróży mogą być analizowane pod kątem optymalizacji tras, prognozowania budżetu oraz doskonalenia oferty usług, co potwierdza długofalowe zaangażowanie Girteki w rozwój innowacyjnych rozwiązań cyfrowych.

Nowy standard w logistyce wyznaczony

Obecnie z systemu Payhawk korzysta ponad 500 kierowców, a liczba jego użytkowników rośnie z tygodnia na tydzień. Zgodnie z założeniami, do czerwca z cyfrowego systemu płatności będzie korzystać ponad połowa wszystkich kierowców Girteki (6 000), gdyż zostanie w pełni zintegrowany z modelem operacyjnym firmy.

Ta inicjatywa jest elementem szerszej strategii Girteki ukierunkowanej na tworzenie zdigitalizowanego, efektywnego i zorientowanego na człowieka środowiska logistycznego – od lepszego wsparcia kierowców po bardziej inteligentne zarządzanie kosztami.

„Technologia w logistyce powinna wspierać ludzi, a nie komplikować ich pracę” – podkreśla Mindaugas Paulauskas, CEO Girteka Transport. „Ten projekt odzwierciedla nasze zaangażowanie w ułatwianie kierowcom wykonywania ich codziennych zadań, przy jednoczesnym budowaniu bardziej inteligentnego i transparentnego systemu dla firmy” .

W branży, w której liczy się czas, zaufanie i efektywność, Girteka utrzymuje pozycję lidera, dzięki innowacjom, odpowiedzialności i jasno określonej wizji przyszłości transportu.

źródło: Girteka