Ponad 11 mln złotych – fikcyjne faktury na tę kwotę w latach 2023-2024 wystawiła jedna ze świętokrzyskich firm transportowych. Skala procederu, wykrytego przez Krajową Administrację Skarbową, nie pozostawia wątpliwości, że problem oszustw w branży TSL jest nie tylko aktualny, ale też poważny. Podstawowym sposobem na zmniejszenie ryzyka współpracy jest weryfikacja kontrahentów jeszcze przed jej rozpoczęciem.
Świętokrzyski fraud na faktury bez pokrycia naraził Skarb Państwa na straty rzędu 4 mln złotych, ale w gronie poszkodowanych mogli znaleźć się również kontrahenci felernej firmy i podmioty ją finansujące. Wyłudzenia płatności to, obok kradzieży ładunków, jedno z największych zagrożeń dla przedsiębiorców w branży TSL. Jej międzynarodowy charakter i duża liczba transakcji tworzą żyzny grunt dla oszustów biegłych w cyberprzestępczości.
– Oszuści mogą „przejąć” płatności podszywając się pod kontrahenta na przykład na podstawie łudząco podobnego adresu e-mail, który podsunie nowe konto do wpłaty środków. Przedsiębiorcy muszą nieustannie mieć się na baczności i redukować ryzyko. W tym zadaniu pomaga im weryfikacja kontrahentów, pozwalająca wykryć firmy z problemami, których reputacja i rzetelność budzą wątpliwości – zwraca uwagę Katarzyna Szocińska-Zazulak, Dyrektor Obszaru Finansów i Ryzyka w Transcash.eu.
Czy polskie firmy weryfikują kontrahentów?
Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna. Raport ERIF BIG i Apfino z końca 2023 roku pokazał, że polskie firmy są świadome konieczności weryfikacji swoich kontrahentów. Zgodnie z nim stosuje ją 61% polskich firm, a 69% uważa taki proces za przydatny lub bardzo przydatny. Zgoła inne wnioski płyną z raportu „Zaufanie w Biznesie” autorstwa Rzetelnej Firmy z marca 2024 roku. Zgodnie z nim tylko 34% przedsiębiorstw z sektora MŚP weryfikuje kontrahentów przed każdą nową transakcją.
Istnieje wiele narzędzi weryfikacji, od publicznych rejestrów gospodarczych zarządzanych przez państwo, przez metody nieoficjalne, podyktowane zdrowym rozsądkiem i branżową praktyką, aż po raporty wywiadowni gospodarczych, które za opłatą dostarczają szczegółowych danych o sytuacji kontrahenta i jego kondycji finansowej.
Sprawdź firmę z Polski – za darmo lub za opłatą
Podstawą weryfikacji jest sprawdzenie, czy firma istnieje i działa legalnie, co potwierdzają informacje gromadzone przez publiczne rejestr gospodarcze. Dane na temat polskich spółek gromadzi Krajowy Rejestr Sądowy. W jego bazie można odnaleźć między innymi datę założenia spółki, dane osób zarządzających, wysokość kapitału zakładowego, a także informacje o trwającej likwidacji, restrukturyzacji czy postępowaniu upadłościowym. KRS gromadzi również roczne sprawozdania finansowe firm. Informacje o spółkach, choć w znacznie węższym zakresie, zbiera również REGON. Z kolei dane na temat jednoosobowych działalności gospodarczych i wspólników spółek cywilnych znajdują się w bazie CEIDG. Jeśli nawiązujemy działalność z VAT-owcem, warto sprawdzić go na na tzw. białej liście podatników VAT prowadzonej przez Ministerstwo Finansów.
Przydatnym źródłem informacji jest także polski Krajowy Rejestr Zadłużonych. Gromadzi on informacje na temat ujawnionych postępowań upadłościowych, restrukturyzacyjnych, zakazach prowadzenia działalności gospodarczej oraz postępowaniach egzekucyjnych.
Informacje z publicznych baz mogą uzupełnić raporty prywatnych wywiadowni gospodarczych. Przykładem może być polski BIG InfoMonitor, który we współpracy z Biurem Informacji Kredytowej może przygotować raport na temat sytuacji finansowej firmy, ze szczególnym uwzględnieniem zadłużenia czy zdolności kredytowej. Możliwość sprawdzenia firm za opłatą oferuje wiele podmiotów, które są w stanie prześwietlić finanse wybranych przedsiębiorstw, również spoza Polski
Weryfikacja firmy z zagranicy – od czego zacząć?
Informacje o zagranicznych firmach można sprawdzić również w publicznych, darmowych rejestrach. W przypadku podmiotów unijnych z pomocą przychodzi portal e-sprawiedliwość.
– Na jego stronie gdzie znaleźć można wyszukiwarkę informacji na temat firm, dostępną w języku polskim. Tamtejsza baza podmiotów gospodarczych dostarcza informacji na temat firm z UE oraz państw stowarzyszonych, czyli Norwegii, Liechtensteinu i Islandii. Podstawowe dane, w tym sprawozdania finansowe, są dostępne bezpłatnie, ale dostęp do części z nich, w tym umów czy uchwał, może wymagać dodatkowych opłat – mówi ekspertka Transcash.eu.
W ramach portalu e-sprawiedliwość można sprawdzić również, czy kontrahent z UE jest wypłacalny, a także czy ogłosił upadłość. Odpowiednikiem polskiej białej listy podatników VAT jest natomiast europejski system VIES, dostarczająca informacji o czynnych płatnikach podatku VAT. Ta wiedza ma spore znaczenie z punktu widzenia transakcji wewnątrzwspólnotowych, ponieważ numer VAT UE jest niezbędny, by móc dokonywać transakcji z innymi podmiotami UE z zerową stawką VAT.
Bazy unijne to nie wszystko – każdy kraj Wspólnoty posiada własny, oficjalny rejestr gospodarczy z podstawowymi informacjami na temat firmy. Ich listę i opis specyfiki również znaleźć można na stronie portalu e-sprawiedliwość, ale przed skorzystaniem warto wziąć pod uwagę kilka kwestii. Przede wszystkim, rejestry są prowadzone w językach ojczystych, rzadko z możliwością przetłumaczenia treści strony na język angielski. Dostępne na nich dokumenty to zwykle skany oryginałów, co utrudnia szybkie tłumaczenie z poziomu wyszukiwarki. Dodatkowo, dostęp do części rejestrów jest płatny w całości lub części, gdy, przykładowo, chcemy uzyskać wyciąg z aktualnych danych.
Weryfikacja uprawnień firmy z branży TSL
W weryfikacji warto jednak uwzględnić również specyfikę branży, z którą związany jest sprawdzany podmiot. W przypadku polskich firm z branży TSL z pomocą przychodzą dodatkowe źródła – Katarzyna Szocińska-Zazulak zwraca uwagę na najważniejszy z nich.
– W weryfikacji przedsiębiorców z branży transportowej największą rolę odgrywa KREPTD, czyli krajowy rejestr elektroniczny przedsiębiorców transportu drogowego. W jego bazie można sprawdzić m.in. rodzaj, numer i status zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, numer seryjny, status i rodzaj licencji wspólnotowej oraz liczbę zgłoszonych do niej pojazdów czy informację o posiadaczach certyfikatu kompetencji zawodowych i statusie tego dokumentu – tłumaczy ekspertka Transcash.eu.
Działające w Polsce firmy spedycyjne również muszą posiadać stosowną licencję. Jej status można sprawdzić w wyszukiwarce Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) w sekcji „Informacja o koncesjach, zezwoleniach, licencjach oraz wpisach do rejestrów działalności regulowanej” na stronie poświęconej firmie w rejestrze.
Sprawdź, zanim podpiszesz
Sposobów weryfikacji jest wiele, ale ważniejsze od wybranej metody jest, by podjąć wysiłek i sprawdzić przynajmniej podstawowe informacje o kontrahencie. Jak pokazuje praktyka, pierwszy krok w tym względzie wyrabia dobre nawyki. Biuro Informacji Gospodarczej deklaruje, że firmy w jego bazie regularnie sprawdza połowa polskich firm, a raport dotyczący zadłużenia jest generowany średnio co 1,5 sekundy. W weryfikacji kontrahentów z branży TSl na własną rękę pomogą również poradniki Transcash.eu, zawierające wskazówki poświęcone sprawdzaniu firm z Polski oraz z wybranych krajów europejskich.
źródło: Transcash
